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Kommunikationsregeln

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten über das Internet an die Gemeinde Floh-Seligenthal erfolgt über die unter www.floh-seligenthal.de publizierten E-Mail-Adressen.

Im Rahmen der elektronischen Kommunikation werden Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:

- Adobe Acrobat bis Version X (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
- Microsoft Word bis Version 2010 (.docx)
- Microsoft Excel bis Version 2010 (.xlsx)
- nur Text-Formate (.txt)
- JPEG-kompatible Dateien (.jpg / .jpeg)

In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (so genannte Makros) verwendet werden.

Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von fünf Megabyte (MB) beschränkt. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien werden nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen genommen.

In übersandten E-Mails mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat), werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Bei Nutzung der Zugangseröffnung, wird das Einverständnis vorausgesetzt, dass die E-Mail auf Viren und Spam überprüft wird. E-Mails, die als Viren klassifiziert worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht weiter bearbeitet. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation.

Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Gemeinde Floh-Seligenthal davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegen stehen. Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.

Bei Schriftverkehr, der nach geltendem Recht der Schriftform bedarf, ist bis auf weiteres keine elektronische Übertragungsform zugelassen. Dies gilt auch für fristgebundene Anträge und Erklärungen. Aus technischen und organisatorischen Gründen kann die Gemeinde Floh-Seligenthal zurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Dies hat zur Folge, dass Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersandt werden.

Wir bitten deshalb, in diesen Fällen die papiergebundene Kommunikation zu nutzen. Aus technischen und organisatorischen Gründen können zurzeit keine verschlüsselten E-Mails entschlüsselt werden. Für vertrauliche Informationen bitten wir die Briefpost zu verwenden.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeinde Floh-Seligenthal und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden. Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, erfolgt eine Information durch den Empfänger. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

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